जिलाधिकारी श्री मती माहेश्वरी ने कहा कि निर्वाचन कार्य हेतु गठित वीडियो कैमरा टीम के द्वारा विभिन्न जन सभाओं व रैलियों की बनाई गई वीडियो उसी दिन सायं तक उपलब्ध करा दी जानी चाहिए और ऐसा ना किये जाने पर सम्बन्धित टीम को कारण बताओ नोटिस जारी करें। उन्होंने स्पष्ट निर्देश दिया किया कि सेक्टर व जोनल मजिस्ट्रेट को प्रदत्त गाड़ियों में भारत निर्वाचन आयोग के निर्देशानुसार जीपीएस सिस्टम जरूर लगा रहे ताकि उनकी लोकेशन संज्ञान में आती रहे। उन्होंने अपर जिलाधिकारी नगर को निर्देशित किया कि चुनावी जन सभायें व रैलियां बिना अनुमति के किसी भी कीमत पर आयोजित नहीं होनी चाहिए। साथ ही, अनुमति की एक प्रति मुख्य कोषाधिकारी को भी अवश्य उपलब्ध करायी जाये। उन्होंने अपर जिलाधिकारी प्रशासन को निर्देशित किया कि बीडीओ, वेब कास्टिंग टीम व कैमरा टीम का भी पूल बना लें और सभी उप जिलाधिकारी गण भी टीमों की मॉनिटरिंग करते रहें।
बैठक में जिलाधिकारी ने मुख्य चिकित्साधिकारी को जनपद के प्रत्येक मतदेय स्थलों पर व्हील चेयर उपलब्ध कराने हेतु निर्देशित किया। उन्होंने कहा कि मतदान से एक दिन पूर्व 700 व्हील चेयर सभी एआरओ सह उप जिलाधिकारियों को उपलब्ध करा दें और सभी विधान सभाओं में 5-6 एम्बूलेंस भी उपलब्ध रहनी चाहिए। उन्होंने यह भी कहा कि मेडिकल किट तैयार कर पोलिंग पार्टियों के बैग में रखने हेतु पंचायती राज अधिकारी से समन्वय बनाकर उन्हें उपलब्ध करा दें। साथ ही, उनके बैग में स्टेशनरी भी रखवा दी जाये। उन्होंने जिला पूर्ति अधिकारी से निर्वाचन डयूटी में लगाये जाने वाले हल्के व भारी वाहनों के अधिग्रण की जानकारी ली। इस पर जिला पूर्ति अधिकारी ने बताया कि 623 भारी वाहनों 54 मध्यम वाहन तथा 92 ट्रक की आवश्यकता है, जिसकी व्यवस्था सुचारू रूप से कर ली जायेगी।
जिला निर्वाचन अधिकारी ने अपर जिलाधिकारी भूअ को निर्देश दिये कि रिजर्व में रखी जाने वाली ईवीएम व वीवी पेट का प्लान बना लें। तहसील व नगर निगम में ईवीएम रखे जाने हेतु मूवमेंट प्लान भी बनायें तथा अपर उप जिलाधिकारी से समन्वय बनाकर रिसीप्ट व डिस्पैच का कार्य सुचारू रूप से प्रगति मय करें। जिलाधिकारी ने नगर निगम के अधिकारियों को मतदान केन्द्रों व मतदेय स्थलोंं पर उचित साफ-सफाई, रैम्प, पर्याप्त मात्रा में मोबाईल टॉयलेट व पेयजल गिलास सहित उपलब्ध कराने के निर्देश दिये। साथ ही, कमला नेहरू पार्क व मण्डी में भी पेयजल, मोबाईल टॉयलेट व साफ-सफाई व्यवस्थित होनी चाहिए।
बैठक में अपर जिलाधिकारी वित्त एवं राजस्व, अपर जिलाधिकारी नगर, अपर जिलाधिकारी प्रशासन, मुख्य कोषाधिकारी, अपर जिलाधिकारी भूअ व सभी नोडल अधिकारी उपस्थित रहे।